Was bedeutet Automatisierung im Finanzwesen?

Wenn wir an die breitere Welt der Finanztechnologie denken, insbesondere im Zuge von COVID, denken wir normalerweise an Fintech-Einhörner, Herausfordererbanken und Blockchain, die den ständigen Aufstieg von Krypto und monetärer Sicherheit in einer sich schnell digitalisierenden Welt vorantreiben.

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Diese Ecke von Fintech entspricht anderen Innovationen in der Marketingtechnologie, Fertigungs- und Logistiktechnologie. Der Elevator Pitch der Automatisierung besteht darin, alltägliche, routinemäßige Arbeitsabläufe, die eine wiederholte Dateneingabe oder ein einfaches Hochladen oder Weiterleiten von Daten erfordern, zu automatisieren und Ihrem Unternehmen mehr Zeit zu geben, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Wie in anderen Branchen, insbesondere in solchen, die verwaltungslastig sind, hat sich die Automatisierung im Finanzwesen bereits als brutal effektive Innovation erwiesen, die Millionen von Arbeitsstunden einspart und den Verwaltungsaufwand für Teams weltweit reduziert.

Der Trend zur maschinellen Verwaltung ist nach wie vor stark, und die Innovation in unserem Sektor schreitet weiter voran. Von KI-Chatbots, die Online-Kundenbeziehungen und Fehlerbehebung automatisieren (und verbessern), bis hin zu maschinellem Lernen, das Investitionsrisiken oder Sicherheitsprobleme durch schnelle digitale Audits abbildet, hat sich die Automatisierung als leicht verständlich und quantifizierbar, schnell zu implementieren, wertorientiert und gut für das Endergebnis erwiesen.

Dies war jedoch nur durch einen kulturellen Wandel (die Akzeptanz sowohl sicherer Cloud-Rechenzentren, Challenger-Banken als auch SaaS-Buchhaltungssoftware), technologische Zugänglichkeit (nutzbare Technologie ist billiger und die Latenz verbessert, SaaS effektiver und wertorientierter) und CFOs möglich, die verstehen, welche Automobilprozesse sie speziell benötigen und wie sie daraus einen Mehrwert ziehen können.

Es ist auch ratsam, die Automatisierung als einen Teil der Zukunft Ihres Unternehmens zu sehen – in einem McKinsey-Bericht mit dem Titel

Harnessing automation for a future that works

„Nur sehr wenige Berufe – weniger als 5 Prozent – sind Kandidaten für eine vollständige Automatisierung“, aber „wir schätzen, dass etwa die Hälfte aller Tätigkeiten, für die Menschen in der weltweiten Belegschaft bezahlt werden, potenziell durch die Anpassung der derzeit demonstrierten Technologien automatisiert werden könnten“. Interessanterweise stellt der Bericht fest, dass die Umsetzung der Makroebenen des automobilen Wandels Jahrzehnte dauern kann, aber auf der Mikroebene – innerhalb kleiner Organisationen und individuell – wird sich die Automatisierung viel prominenter und unmittelbarer bemerkbar machen.

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Was ist die Definition von Finanzautomatisierung?

Finanzautomatisierung kann als der Einsatz von Technologie zur Ausführung von Finanzprozessen und -vorgängen beschrieben werden.

In den letzten 10 Jahren wurden bedeutende Veränderungen im Design und in den Funktionen von ERP-Systemen vorgenommen, die es den Benutzern ermöglichten, Finanz- und Geschäftsprozesse effizienter auszuführen und Aufgaben effizienter zu erledigen.

Neue Tools wie Robotic Process Automation (RPA), automatisierte Workflows und künstliche Intelligenz für die Datenanalyse ermöglichen es Finanzfachleuten und Finanzteams, die Anzahl der durchgeführten manuellen Aufgaben erheblich zu reduzieren, Zeit beim Finanzabschluss zu sparen und Einblicke zu liefern, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und Finanzdaten zu verwalten.

Es ist wichtig zu erkennen, dass die Automatisierung im Finanzwesen nicht bedeutet, dass keine Finanzteams benötigt werden.

Stattdessen macht die Automatisierung Prozesse einfacher, schneller und effizienter, verringert die Wahrscheinlichkeit, Betrug zu begehen, und ermöglicht es den Finanzteams, sich auf das zu konzentrieren, „was wichtig und relevant ist“.

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Automatisierung Finanzen: Werkzeuge

Im Folgenden finden Sie Beispiele für Finanzautomatisierungstechnologie, die heute leicht verfügbar ist und einen erheblichen Einfluss auf Finanzoperationen und Finanzabteilungen hat:

Robotergestützte Prozessautomatisierung

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Softwaretechnologie, die es einfach macht, Softwareroboter zu bauen und einzusetzen, die menschliche Handlungen durch Interaktion mit digitalen Systemen und Software replizieren.

Algorithmen für maschinelles Lernen

Definiert als die Methode, mit der ein System der künstlichen Intelligenz seine Aufgaben ausführt und Ausgabewerte aus einem bestimmten Satz von Eingabedaten vorhersagt.

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Chatbots und Conversational Agents

Computerprogramm, das es Menschen ermöglicht, Informationen von Maschinen mit Text und Sprache zu erhalten.

Process Mining

Ermöglichen Sie es Unternehmen, ihre Prozesse zu analysieren und Stärken und Schwächen zu identifizieren (z. B. wenn der Rechnungsprozess zu lange dauert oder mehr kostet, als er sollte).

Automatisierung von Dokumenten

Ermöglicht die Generierung und Verarbeitung elektronischer Dokumente (OCR ist ein Beispiel).

Welche Finanzprozesse eignen sich am besten für die Automatisierung?

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Dieser Abschnitt enthält allgemeine Richtlinien zu den häufigsten Prozessen innerhalb einer Finanzabteilung, die sich für die Migration zur Automatisierung eignen:

Verbindlichkeiten

Die Verarbeitung von Rechnungen war in der Vergangenheit eine der zeitaufwendigsten und sich wiederholendsten Aufgaben, mit denen sich ein Finanzteam in seiner Karriere befassen muss.

Während OCR (Optical Character Recognition) von Rechnungen seit über 20 Jahren existiert und menschliche Eingriffe und manuelle Arbeit reduziert hat, ermöglichen die heutigen „Procure-to-Pay“-Lösungen (Ivalua ist ein Beispiel) auch den automatischen Abgleich mit Bestellungen. Dazu gehören weitere Funktionen wie „Abstimmung von Lieferantenerklärungen“ und „Portal für den Kommunikationsaustausch“ zwischen Unternehmen und Lieferanten usw.

Algorithmen für maschinelles Lernen können auch in ERPs eingebettet werden, um „intelligente“ Zahlungsvorschläge zu generieren, die:

• Profitieren Sie vom Cashflow-Management, ohne manuelle Schritte ausführen zu müssen.
• Ermöglichen Sie vorzeitige Zahlungen ohne Beeinträchtigung der Finanzlage des Unternehmens.
• Ermöglichen Sie die Integration mit mehreren Systemen (z. B. Online-Banking) ohne menschliche Berührung.
• Steigern Sie letztendlich die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung, indem Sie es den Benutzern ermöglichen, sich auf kritische Entscheidungen zu konzentrieren.

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Forderungen

Die Debitorenbuchhaltung, Teil des „Order to Cash Prozesses“, wie wir ihn heute nennen, umfasst in der Regel unter anderem den Austausch von Finanzdokumenten (wie Rechnungen, Gutschriften) sowie den Kreditkontrollprozess.

Es ist eine der (vielen) kundenorientierten Rollen in allen Organisationen, und es ist auch die zeitaufwendigste, wenn es nicht durch die heute verfügbare Technologie unterstützt wird.

Während EDI, das automatische Versenden von Rechnungen und Kundenabrechnungen, Funktionen sind, die heute von jeder Finanzsoftware erwartet werden, haben viele Unternehmen auch in Kundenportale investiert (die zum Beispiel von Microsoft und anderen führenden Softwarehäusern bereitgestellt werden), um den Kunden mehr Transparenz über ihre Finanzlage, Auftragserfüllung und Kreditstatus zu geben, ohne dass eine menschliche Interaktion erforderlich ist.

RPA- und Machine-Learning-Tools können auch zur Verwaltung des Kreditkontrollprozesses eingesetzt werden, sodass Unternehmen Sendungen oder Bestellungen von überfälligen Konten automatisch blockieren und die Mahnstrategie ausführen können, ohne dass Finanzteams ständig Erinnerungen senden müssen.

Chat-Bots können auf Portalen eingerichtet werden, so dass Kunden auf ihre Informationen zugreifen oder Hilfe anfordern können, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Dies kann insbesondere für internationale Organisationen, die über mehrere Zeitzonen hinweg tätig sind und nicht auf den nächsten Werktag warten wollen (und sollten), um Anfragen zu bearbeiten, nicht außer Acht gelassen werden.

Zu meldender Datensatz

Aktivitäten, die in der Regel mit Hauptbuchbuchhaltungsprozessen, Finanzabschluss, Finanzanalyse und Finanzberichten verbunden sind.

Finanzautomatisierungssoftware (wie Blackline) bietet Automatisierungslösungen, die sowohl bei der Kontenabstimmung als auch beim Finanzabschluss immens helfen können. Letzteres ist eine der zeitaufwändigsten Aufgaben mit manuellen Prozessen, die ein Finanzteam ausführen muss.

Data Lakes und Data-Mining-Tools können auch von unschätzbarem Wert sein, um Daten aus den unterschiedlichsten Systemen zu sammeln, um Geschäftsanwendern einen vollständigen Überblick über Finanzdaten zu bieten und komplexe Finanz- und Gesetzesberichte auf Knopfdruck zu erstellen.

Spesenmanagement

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Concur, Zoho und Expensify sind Beispiele für Finanzautomatisierungsplattformen, die das Spesenmanagement revolutioniert haben, indem sie Prozesse (einschließlich Validierung und Audit) automatisiert haben, so dass sich Geschäftsanwender nicht vollständig auf Finanzteams verlassen müssen, sondern „Self-Serving-Tools“ effektiv nutzen.

Solche Tools generieren auch Spesenabrechnungen, die wertvolle Erkenntnisse und Trends liefern, die das Unternehmen zu seinem eigenen Vorteil nutzen kann, indem es beispielsweise Partnerschaften mit Hotels und Fluggesellschaften auf der Grundlage von Ausgabenmustern eingeht.

Procure, um zu bezahlen

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Ein „Procure to Pay“-Geschäftsprozess beinhaltet die Interaktion mehrerer Abteilungen in einer Organisation (Supply Chain, Bestandsmanagement, Finanzen u.a.).

Coupa BSM, SAP Ariba, Oracle Fusion Procurement und Ivalua sind einige der gängigsten Plattformen, die ein virtuelles Ökosystem zwischen Lieferanten, Geschäftsanwendern und Finanzteams schaffen, das den Datenfluss, die Transparenz und die Effizienz von Prozessen verbessert.

Steuer

Softwareplattformen wie Thomson Reuters können Routineaufgaben von Finanzanwendern problemlos verwalten, sei es regelmäßige Umsatzsteuererklärungen und Umsatzsteuerberichte, Körperschaftsteuer oder sogar Steuerplanung.

Finanzplanung und -analyse

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Ein FP&A-Prozess beinhaltet in der Regel die Kombination von Daten aus potenziell mehreren Anwendungen, um Erkenntnisse, Pläne und Berichte zu erstellen.

Anaplan, One Stream, Wolters Kluwer und andere sind Beispiele für Plattformen, die Szenariomodellierung, Workflow-Automatisierung, Datenintegration und konfigurierbare Modelle kombinieren, um kritische Entscheidungen und Kernprozesse zu vereinfachen.

Wie verändert die Automatisierung das Finanzwesen und was müssen Unternehmen beachten?

Das Gewicht Ihres Vermächtnisses

• Legacy-Systeme und Legacy-Denken werden jede digitale Transformation behindern.
• Legacy-Systeme sind der Fluch von CTOs und CFOs auf der ganzen Welt und werden weiterhin Innovationen einschränken, Sicherheitsrisiken fördern und das Geschäft verlangsamen.
• Das Legacy-Denken ist jedoch ein subtileres Hindernis für Veränderungen – Finanzmanager müssen verstehen, dass traditionelle, menschenzentrierte Modelle des Workflow-Managements, der Bewertung und der Veränderung nicht auf Maschinen angewendet werden können – digitale Tools sind ausdrücklich darauf ausgelegt, den Prozess der Datenübertragung zwischen Abteilungen zu beschleunigen, Konten sofort abzugleichen und sogar Journaleinträge und Berichte vorzubereiten und zukünftige Ausgaben durch Algorithmen abzubilden. Dies hängt also bis zu einem gewissen Grad von Vertrauen ab.

Das Änderungsmanagement und die Auswirkungen, die es auf die Nutzer und die gesamte Belegschaft hat, sollten nicht unterschätzt werden. Während Softwareimplementierungen im 22. Jahrhundert viel einfacher geworden sind und agile Methoden die Geschwindigkeit verbessern, müssen die Vorteile solcher Plattformen klar verstanden werden und die Benutzer müssen sich mit Begeisterung auf den Weg machen.

Die Gefahr einer Maschinenübernahme

In einem anderen McKinsey-Bericht,

Bots, Algorithmen und die Zukunft der Finanzfunktion

wurden die Veränderungen der Belegschaft nicht unterschätzt – in einem Beispiel will ein globales Finanzunternehmen aufgrund der schnellen Automatisierung von Aufgaben in den nächsten 24 Monaten ein Viertel seiner 20.000 Mitarbeiter freisetzen. Es kann nicht ignoriert werden, dass die Automatisierung zu einem Arbeitskräftefluss führen wird.

Ihr Rat war einfach:

• den Rollout von Automotive-Aufgaben zu verlangsamen,
• Konzentrieren Sie sich darauf, wie Automatisierung neben neuen Formen der Personal- und Aufgabensteuerung funktioniert,
• Seien Sie nachdenklich bei Ihrer Umschichtung und verstehen Sie, dass Mensch und Maschine zusammenarbeiten können und sollten,
• Überarbeiten Sie Ihre Aufbewahrungstools, um die Vorteile der Automatisierung neu zu schulen und zu quantifizieren.

Schlussfolgerung

Automatisierung im Finanzwesen ist von unschätzbarem Wert in datengesteuerten Organisationen, die sich auf den „Blick nach vorne“ und nicht auf den „Rückblick“ konzentrieren. Die Menge an Daten, die jedes Unternehmen täglich sammelt (strukturiert oder unstrukturiert), ist immens und muss gepflegt, verbessert und für kritische Entscheidungen verwendet werden.

Es wird die Notwendigkeit von Finanzteams nicht eliminieren, sondern erfordert stattdessen deutlich andere Fähigkeiten als die traditionelle Transaktionsverarbeitung.

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